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La comparación de visitas es la función por la que la mayoría de los centros empieza a llevar la documentación en digital. Solo funciona si el material se ha guardado de una forma que luego se pueda comparar. Unos minutos en la ficha del estudio deciden si dentro de un año el historial será una herramienta de trabajo o un archivo que nadie abre.
1. El título del estudio es lo único que se ve en la lista
El título es un campo obligatorio porque aparece en todos los listados de búsqueda: encontrarás el estudio que buscas por él, y no por su contenido. Debe indicar sin ambigüedad de qué visita se trata: «Primera visita», «Estudio de control tras un trasplante», «Control a los tres meses de tratamiento».
La fecha se añade sola, así que escribirla en el título solo ocupa sitio. Lo que sí conviene es que los títulos de un mismo paciente formen una serie: así, la propia lista de estudios cuenta cómo ha ido el seguimiento antes de abrir ninguna ficha.
2. La descripción y las recomendaciones son dos textos distintos para dos destinatarios distintos
En el sistema, esta distinción es deliberada y es la que más se confunde:
- La descripción del estudio se queda dentro del sistema. La lees tú y, como mucho, el profesional al que traspases al paciente para consultar el caso. Aquí van las observaciones, las dudas y todo lo que te sirva en la siguiente visita.
- Las recomendaciones salen del sistema: por SMS, por correo o en PDF para imprimir. Es un texto escrito para el paciente y, por tanto, en el lenguaje con el que le hablas.
El campo de recomendaciones tiene un contador de caracteres porque el límite de longitud del SMS lo pone el operador. Pasarse del límite no borra nada: las recomendaciones se guardan igual, pero el SMS no sale. Si la recomendación va a enviarse por SMS, el contador es un límite real de redacción y no una sugerencia.
La documentación es buena cuando permite reconstruir la visita sin recordarla.
3. Imágenes: la repetibilidad importa más que la cantidad
Comparar solo tiene sentido con encuadres que se puedan superponer. No se trata de la calidad de una imagen suelta, sino de que el siguiente estudio se haga en condiciones comparables: el mismo equipo, la misma zona, el mismo orden de tomas. Así la diferencia que aparece en la comparación es una diferencia en la imagen y no en la forma de fotografiar.
Conviene añadir las imágenes directamente desde la cámara, en la ventana del estudio, en lugar de guardarlas primero en el ordenador y subirlas después desde el archivo. La importación desde archivo hace falta para material de otros sistemas o del propio paciente; en el trabajo del día a día solo añade un paso, y es en ese paso donde se pierde la asignación de la imagen a la visita correcta.
Treinta encuadres de una sola visita no son una documentación más precisa, sino más incómoda: al comparar habrá que revisarlos todos para elegir los dos que enseñan algo.
4. Compara dos estudios, tres como mucho
El sistema pone los estudios marcados uno junto a otro en tres bloques: descripciones, recomendaciones e imágenes. Las imágenes se ordenan en columnas, en el orden en que hayas marcado los estudios: cuantos más marques, más estrecha es cada columna. En la práctica lo óptimo son dos estudios, tres en casos excepcionales; a partir de ahí la comparación deja de ser legible justo en el momento en que empieza a hacer falta.
Para mostrar la evolución de un tratamiento largo es mejor hacer varias comparaciones por parejas (la primera visita con la de control, la de control con la siguiente) que una sola comparación de seis estudios a la vez.
5. Archivar en lugar de borrar
Borrar un paciente o un estudio es irreversible y se lleva por delante todo: imágenes, adjuntos, facturas. Archivarlo tiene el mismo efecto de orden (el paciente desaparece de la lista de trabajo y de los resultados de búsqueda), pero conserva todos los datos y se puede deshacer en cualquier momento.
La regla práctica es simple: borra solo lo que se haya creado por error. Todo lo que ha ocurrido de verdad va al archivo.
Lista de comprobación antes de guardar el estudio
- ¿El título dice de qué visita se trata sin abrir la ficha?
- ¿La descripción recoge lo que hará falta en la siguiente visita?
- ¿Las recomendaciones están escritas para el paciente y caben en el canal por el que vas a enviarlas?
- ¿Las imágenes se han hecho en condiciones comparables a las del estudio anterior?
- ¿El paciente tiene firmada la cláusula informativa de protección de datos, si es la primera visita?
Ninguno de estos puntos lleva más de unos segundos mientras tienes el estudio delante. Reconstruir cualquiera de ellos seis meses después cuesta varias veces más, o ya no es posible.