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La comparaison des consultations est la fonction pour laquelle la plupart des cabinets passent à la documentation numérique. Elle ne fonctionne que si les éléments à comparer ont été enregistrés sous une forme qui s’y prête. Quelques minutes dans la fiche d’examen décident si, au bout d’un an, votre fichier patients restera un outil de travail ou deviendra une archive que personne n’ouvre.
1. Le titre de l’examen est la seule chose visible dans la liste
Le titre est un champ obligatoire, parce qu’il s’affiche dans chaque liste de résultats : c’est par lui, et non par le contenu, que vous retrouverez la bonne fiche. Il doit dire sans ambiguïté de quelle consultation il s’agit : « Première consultation », « Examen de contrôle après greffe », « Contrôle après trois mois de protocole ».
La date s’inscrit toute seule : la répéter dans le titre ne fait que prendre de la place. En revanche, mieux vaut que les titres d’un même patient forment une série. La liste des examens raconte alors le déroulé du suivi avant même que vous n’ouvriez une fiche.
2. Description et recommandations : deux textes pour deux destinataires
La distinction est voulue dans le système, et c’est celle que l’on confond le plus souvent :
- La description de l’examen reste à l’intérieur du système. Vous la lisez, ainsi que, le cas échéant, le spécialiste à qui vous adressez le patient pour un second avis. C’est ici que vont les observations, les doutes et tout ce qui servira à la consultation suivante.
- Les recommandations sortent du cabinet, par SMS, par e-mail ou en PDF à imprimer. C’est un texte écrit pour le patient, donc dans les mots que vous employez avec lui.
Le champ des recommandations affiche un compteur de caractères, car la limite de longueur d’un SMS dépend de l’opérateur. La dépasser n’efface rien : les recommandations sont enregistrées normalement, mais le SMS ne part pas. Si la recommandation doit partir par SMS, le compteur est donc une vraie contrainte de rédaction, pas une suggestion.
Une documentation est bonne quand elle permet de reconstituer la consultation sans avoir à s’en souvenir.
3. Les images : la répétabilité avant le nombre
La comparaison n’a de sens que pour des cadrages que l’on peut superposer. L’enjeu n’est pas la qualité d’une image isolée, mais le fait que l’examen suivant soit réalisé dans des conditions comparables : le même appareil, la même zone, le même ordre de prises de vue. La différence visible sur la comparaison est alors une différence dans l’image, pas dans la façon de photographier.
Ajoutez les images directement depuis la caméra, dans la fenêtre de l’examen, plutôt que de les enregistrer d’abord sur le disque pour les importer ensuite. L’import de fichier sert aux images venues d’un autre système ou du patient ; dans le travail courant, il ne fait qu’ajouter une étape, et c’est là que se perd le rattachement de l’image à la bonne consultation.
Trente cadrages pris pendant une seule consultation ne font pas une documentation plus précise, seulement plus lourde : au moment de comparer, il faudra tous les passer en revue pour retrouver les deux qui montrent quelque chose.
4. Comparez deux examens, trois au maximum
Le système met en regard les examens sélectionnés, en trois groupes : descriptions, recommandations et images. Les images se placent en colonnes, dans l’ordre de sélection ; plus vous en cochez, plus chaque colonne est étroite. L’optimum pratique est de deux examens, trois à la rigueur : au-delà, la comparaison cesse d’être lisible au moment précis où elle devient nécessaire.
Pour montrer un suivi plus long, faites plutôt plusieurs comparaisons par paires (la première consultation avec le contrôle, ce contrôle avec le suivant) qu’un seul rapprochement de six examens.
5. Archivez plutôt que de supprimer
Supprimer un patient ou un examen est irréversible et emporte tout : images, pièces jointes, factures. L’archivage donne le même résultat de rangement (le patient disparaît de la liste de travail et des résultats de recherche), mais il conserve l’ensemble des données et reste réversible à tout moment.
La règle pratique est simple : ne supprimez que ce qui a été créé par erreur. Tout ce qui a réellement eu lieu part aux archives.
Liste de contrôle avant d’enregistrer l’examen
- Le titre dit-il de quelle consultation il s’agit, sans ouvrir la fiche ?
- La description contient-elle ce qui servira à la consultation suivante ?
- Les recommandations sont-elles écrites pour le patient et tiennent-elles dans le canal par lequel vous allez les envoyer ?
- Les images ont-elles été prises dans des conditions comparables à celles de l’examen précédent ?
- S’il s’agit de la première consultation, le patient a-t-il signé la clause RGPD de traitement des données ?
Aucun de ces points ne prend plus d’une quinzaine de secondes tant que l’examen est devant vous. Reconstituer chacun d’eux six mois plus tard prend plusieurs fois plus de temps, quand c’est encore possible.